Ny chef för första gången

Ny chef – de första 90 dagarna

De första 90 dagarna som chef handlar om att förstå rollen, inte om att hinna prestera. Uttrycket är väletablerat i ledarskapslitteraturen som en symbolisk startperiod – det är inget facit på hur snabbt du måste visa resultat. Är du ny på arbetsplatsen utan att vara chef tas andra frågor upp i texten om att vara ny på jobbet.

Det viktigaste du gör tidigt är att lyssna. Innan du ändrar något behöver du förstå varför saker görs som de görs i dag: vem som gjorde vad, vilka beslut som redan fattats och vilka spänningar som redan finns i teamet. Det du uppfattar som ett uppenbart problem vecka ett kan visa sig ha en god anledning du ännu inte känner till.

• Ha ett enskilt samtal med varje medarbetare tidigt – fråga vad de behöver av dig, inte bara vad du förväntar dig av dem
• Klargör förväntningarna med din egen chef: vad ska vara på plats om tre månader, och vad kan vänta
• Vänta med stora omorganisationer tills du förstått strukturen du ärvt
• Sätt några få tydliga prioriteringar i stället för att försöka fixa allt samtidigt

Större förändringar i arbetssätt eller organisation hör hemma senare och kräver ofta en egen process – se förändringsledning för hur den drivs utan att tappa förtroende på vägen.

Från kollega till chef — att leda sina före detta kollegor

Ja, det går att leda personer som nyligen var dina kollegor – men relationen förändras, och det är ärligast att säga det högt tidigt. Låtsas inte att allt är som förut.

Du har nu tillgång till information de inte har, och beslut som tidigare var någon annans ansvar är plötsligt ditt. Vänskaper som byggdes som jämlikar behöver hitta en ny form – inte försvinna, men omförhandlas. Det är särskilt känsligt om en kollega själv sökte tjänsten du fick.

Några saker hjälper i praktiken:

• Prata om förändringen direkt, i stället för att låtsas att inget hänt
• Undvik att gynna gamla vänner i teamet – det märks, och det kostar förtroende hos alla andra
• Håll gemensamma raster och sociala sammanhang, men var medveten om att skvaller och kritik av ledningen inte längre kan delas på samma sätt
• Acceptera att viss distans är ett sunt tecken på att rollen har ändrats, inte ett misslyckande

Gruppdynamiken i teamet förändras samtidigt som din egen roll gör det – se team och gruppdynamik för vad som händer i gruppen när en roll byter innehavare. Grunden för att det ska fungera är att teamet fortsätter våga säga vad de tycker till dig, även när du är chef – se psykologisk trygghet.

Vad är svårast som ny chef?

Det svåraste är sällan det tekniska. Det är att gå från att vara duktig på att göra jobbet själv till att ansvara för att andra gör det – och att acceptera att du inte längre kan lösa allt med egen kompetens.

Vanliga svårigheter första året:

• Delegering. Att släppa uppgifter du själv gör snabbare och bättre, för att teamet ska kunna växa
• Obekväm feedback. Att säga till någon att något inte fungerar, utan att det känns som ett angrepp på relationen
• Beslut med ofullständig information. Att behöva bestämma innan allt är klarlagt, och stå för beslutet ändå
• Att sluta vara "kompis-chef". Att vara omtyckt och att vara chef är inte samma sak, och ibland står de mot varandra

Mycket av det här handlar om ledarstil snarare än om chefsrollens formella uppgifter – ledarskap går igenom forskningen om vad som faktiskt fungerar. Chef är en formell position; ledare är något du blir genom hur du agerar i den.

Imposter-känslan som ny chef

Ja, känslan av att vara en bluff är vanlig bland nya chefer – särskilt om du befordrades internt och jämför dig med den du ersatte, eller med kollegor som själva sökte tjänsten.

Känslan förstärks av att chefsrollen sällan har ett tydligt facit. Som medarbetare kunde du mäta dig mot en uppgift som antingen blev klar eller inte. Som chef är resultaten mer diffusa, och den osäkerhet som hör till en ny roll misstolkas lätt som ett bevis på att du inte duger.

Det som brukar hjälpa är att skilja känsla från fakta: att känna sig osäker är en förväntad del av att lära sig något nytt, inte ett tecken på att du fick fel person för jobbet. En fullständig genomgång av mekanismen och konkreta motstrategier finns i imposter-syndrom på jobbet.

Att sätta gränser och fatta obekväma beslut

Chefsrollen innebär regelbundet att fatta beslut som inte alla blir nöjda med. Gränssättning som chef skiljer sig från gränssättning som kollega – du representerar nu verksamheten, inte bara dig själv, och beslutet stannar hos dig även när det är impopulärt.

I Sverige beskrivs arbetsplatskulturen ofta som platt och konsensusorienterad, med förväntningar på delaktighet och att beslut förankras innan de fattas. Det är en tillgång – men det kan också göra det svårare för en ny chef att fatta och stå fast vid ett beslut som inte alla håller med om. Att förankra är inte samma sak som att alla måste vara överens.

Några situationer kommer ofta tidigt: att säga nej till en begäran du själv tidigare önskat bifall på, och att ge negativ feedback till någon du står nära. Ett tredje är samtal om lön eller förmåner – se lönesamtal för hur de förbereds.

Grundregeln för gränssättning i arbetslivet gäller även här: tydlighet är respektfullare än att undvika obehaget – se gränssättning på jobbet.

Chefens egen stress och ensamhet i rollen

Chefsrollen är ofta ensammare än den ser ut utifrån. Du kan inte längre dela allt med teamet på samma sätt som förut, och en del av det du bär – organisationsbeslut, personalärenden, din egen osäkerhet – saknar en naturlig plats att lufta.

I Sverige följer dessutom ofta ett formellt ansvar med rollen: arbetsgivaren fördelar arbetsmiljöuppgifter till chefer, och de omfattar både den fysiska och den organisatoriska och sociala arbetsmiljön för medarbetarna. Det är Arbetsmiljöverket som äger reglerna kring det ansvaret. För en ny chef kan det kännas motsägelsefullt att vara ansvarig för andras arbetsmiljö samtidigt som den egna är skakig – men det gör det inte mindre viktigt att också ta hand om sig själv.

Det som hjälper är sällan dramatiskt: en chefskollega eller mentor att bolla med, tydliga gränser mellan jobb och fritid, och faktisk återhämtning i stället för bara ledig tid. Se återhämtning i arbetslivet för vad som faktiskt återhämtar och vad som bara känns som vila.

När du behöver stöd

Det är normalt att första tiden som chef känns tung. Det är inte normalt att stressen biter sig fast, stör sömnen eller gör dig känslomässigt avstängd över tid. Då handlar det inte längre om att lära sig en ny roll, utan om ett hälsotillstånd som ska tas på allvar.

Märker du tecken på utmattning – att du inte hämtar dig på helger, att koncentrationen sviktar, att du blir irriterad över småsaker du tidigare inte reagerade på – är vårdcentralen rätt första steg. Det är inte något du ska försöka träna eller tänka bort själv.

Handlar det i stället om att sortera tankarna kring rollen, förbereda svåra samtal eller hitta ett sätt att kommunicera som fungerar med ett team som förändrats, kan ett coachsamtal vara ett stöd vid sidan av. Tydlig kommunikation är själva verktyget i mycket av det som beskrivits ovan – se kommunikation för grunderna. Läs gärna även coaching eller terapi för att förstå skillnaden och välja rätt stöd för din situation.